Ngày nay, kỹ năng giao tiếp được đánh giá cao dù là trong các hoạt động hằng ngày cũng như trong công việc. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, điện thoại ra đời đã làm thay đổi to lớn về bộ mặt của xã hội và kỹ năng giao tiếp qua […]
Ngày nay, kỹ năng giao tiếp được đánh giá cao dù là trong các hoạt động hằng ngày cũng như trong công việc. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, điện thoại ra đời đã làm thay đổi to lớn về bộ mặt của xã hội và kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cũng dần được chú trọng hơn, nó được xem là một phần của văn hóa giao tiếp ở hằng ngày và cũng là một kỹ năng hết sức cần thiết cho mỗi cá nhân.
Hãy trau dồi kỹ năng giao tiếp qua điện thoại để xây dựng mối quan hệ trở nên tốt đẹp hơn bằng những kỹ năng cơ bản như sau :
1. Khi bạn là người nhận cuộc gọi
Khi bạn là người tiếp nhận cuộc gọi thì hãy giữ thái độ niềm nở và tích cực hơn khi trả lời cuộc gọi. Bạn nên nghe máy ở hồi chuông thứ 2 hoặc là thứ 3, không nên để chuông đổ quá lâu cũng không nên vội vàng bắt máy bởi bạn cần có thời gian chuẩn bị cho cuộc trò chuyện đó. Ngoài ra nữa, là người nghe thì bạn cũng cần có một số kỹ năng khác ở phía bên dưới.
– Thể hiện sự nhiệt tình:
Việc bạn tỏ ra nồng nhiệt, qua tâm khi nghe điện thoại sẽ giúp cho người gọi thoải mái và dễ dàng hơn khi giao tiếp với bạn.
– Sử dụng nụ cười:
Một nụ cười thân thiện qua điện thoại sẽ giúp bạn gần gũi hơn trong giao tiếp. Đừng bao giờ nghĩ rằng chỉ khi nói chuyện trực tiếp tới đối phương rồi mới biết được tâm trạng của bạn là như thế nào mà ngay cả khi họ nghe thôi cũng đã đủ giúp chúng ta đoán ra được điều ấy. Hãy thể hiện cuộc giao tiếp giống như mình đang giao tiếp với một người bạn đã quen từ lâu thì sự thoải mái và gần gũi sẽ xuất hiện nhiều hơn.
– Tránh làm việc riêng khi nghe điện thoại:
Một số bạn thường hay có thói quen nhai kẹo hoặc là ăn vặt khi nói chuyện điện thoại. Điều đó thực sự là không tốt chút nào, đừg nghĩ đối phương không phát hiện ra, ngay lập tức họ có thể cảm nhận được điều đó và chắc chắn họ sẽ cảm thấy mình bị thiếu tôn trọng. Do đó khi giao tiếp qua điện thoại thì bạn cần phải thể hiện rõ được sự tập trung của mình, tránh làm việc riêng.
– Đừng để người gọi độc thoại
Người gọi tới thường đã chuẩn bị kỹ lưỡng cho nội dung của cuộc trò chuyện, họ chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn. Họ sẽ nói nhiều nhưng bạn cũng đừng chỉ biết im lặng lắng nghe như thế, hãy đáp lại bằng những câu có thiện chí. Những câu trả lời dù ngắn nhưng đủ để họ biết là bạn vẫn đang lắng nghe họ muốn gì.
– Giọng nói từ tốn, vừa phải
Khi người gọi tới có nhu cầu được tư vấn hoặc là bàn về một vấn đề gì đó thì bạn hãy trả lời họ bằng giọng từ tốn, nhẹ nhàng đừng lớn quá làm họ khó chịu và cũng đừng quá nhỏ khiến họ không nghe được bạn nói gì.
– Tránh bị cảm xúc chi phối:
Luôn duy trì sự điểm tĩnh ngay cả khi bản thân căng thẳng. khi khách hàng phàn nàng tức giận thì hãy khéo léo thể hiện sự quan tâm và đừng làm tăng thêm sự tức giận cho họ
2. Tóm tắt nội dung sau cuộc trò chuyện:
– Nói “Tạm biệt” để có một kết thúc tốt đẹp.
Trong khoảnh khắc, hãy nói lời tạm biệt trước khi gác điện thoại. Đợi một vài giây để bạn cũng được trông chờ vào lời nói tạm biệt của đối phương, Đừng để cho khách hàng nói lời tạm biết với bạn bằng việc cúp máy và cũng đừng làm điều đó với khách hàng của mình. Hãy để khách hàng gác máy xuống trước.
