Những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại giúp ích cho bạn

May 24, 2017 7:54 am Lượt xem : 4

Ngày nay, kỹ năng giao tiếp được đánh giá rất cao, dù là trong sinh hoạt hằng ngày hay là trong công việc kinh doanh. Một khía cạnh nhỏ trong lĩnh vực giao tiếp mà chúng ta không mấy để ý tới đó là giao tiếp qua điện thoại.

Quá dễ dàng để chúng ta nhắc máy lên và gọi cho người khác . Thế nhưng lại có rất nhiều người quên mất việc giao tiếp qua điện thoại cũng có những quy tắc cùng với văn hóa chung và người khác hoàn toàn có thể đánh giá sai về bạn hoặc là nội dụng cuộc gọi trong vòng 1 phút mà thậm chí chưa hề gặp mặt hay lắng nghe bạn nói gì . Vì thế, kỹ năng nói chuyện điện thoại là điều bạn nên chú ý , không nên bỏ qua.

Khi bạn là người gọi

+ Để cuộc nói chuyện hiệu quả hơn thì tốt nhất ta nên chọn thời điểm gọi thích hợp.

+ Chuẩn bị trước nội dung cần phải trao đổi.

+ Khi có người cầm máy thì điều đầu tiên là phải có lời chào, xưng tên, bộ phận làm việc và đề nghị được gặp người cần gặp.

+ Nội dung trao đổi cần ngắn gọn, cụ thể, rõ ràng. Tác phong nói chuyện từ tốn, âm lượng vừa phải.

+ Kết thúc trao đổi thì cần có lời chào, lời cảm ơn.

Khi bạn là người nhận điện thoại

Khi bạn là người nhận điện thoại thì thường tiếp xúc với khách hàng mới bằng điện thoại và người ta sẽ đánh giá bạn ngay từ lần đầu tiếp xúc, vì thế bạn cần biết cách giao tiếp qua điện thoại một cách khéo léo. Bạn sẽ gây ấn tượng xấu nếu như bạn tiếp chuyện điện thoại một cách không ý nhị và chuyên nghiệp.

nhung-ky-nang-giao-tiep-qua-dien-thoai-giup-ich-cho-ban

– Trả lời không quá 3 tiếng chuông.

– Phải có lời chào hỏi, xưng tên, chức danh bộ phận làm việc của mình.

– nếu như người gọi cần gặp đích danh thì mình trao đổi cụ thể rõ ràng từng nội dung theo yêu cầu của người gọi. Tác phong nói chuyện từ tốn, âm lượng vừa phải.

– trường hợp gọi cần gặp người khác thì chuyển điện thoại hoặc hướng dẫn người gọi liên hệ tới đúng người, địa chỉ cần gặp.

– Có lời cám ơn, lời chào trước khi kết thúc cuộc đàm thoại và đặt máy nhẹ nhàng.

nhung-ky-nang-giao-tiep-qua-dien-thoai-giup-ich-cho-ban

Một số lưu ý khi sử dụng điện thoại

Nói năng lịch sự và phát âm chuẩn: Những từ ngữ như: "Xin vui lòng", "Cảm ơn"… tạo nên tính lịch sự mà còn chiếm được thiện cảm của người nghe.

Giọng nói chân thành:

 

Nếu sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc chanh chua thì chắc chắn bạn không thể tạo được thiện cảm đối với người nghe. Hãy thể hiện cho người nghe cảm thấy bạn thực sự quan tâm tới cuộc nói chuyện này và đang cố gắng nghe để hiểu vấn đề và giúp họ tìm ra cách giải quyết.

Không ra lệnh:

Thay vì nói “Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ”, bạn nên nói “Xin cho hỏi ông A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện với ông ấy bây giờ không?”.

Cư xử chuyên nghiệp và khéo léo:

Tuyệt đối không sử dụng từ mang tính tiêu cực hay có ý phán xét người khác, cần có cách ứng xử ngoại giao khác nhau và phù hợp.

nhung-ky-nang-giao-tiep-qua-dien-thoai-giup-ich-cho-ban

Không nên làm việc khác khi đang nghe điện thoại:

Chẳng có ai thích khi đang nói chuyện và nghe tiếng gõ bàn phím ở đầu dây bên kia, họ sẽ cảm thấy họ không được xem trọng và chắc chắn không muốn tiếp tục câu chuyện với bạn nữa.

Giao tiếp luôn đóng một vai trò quan trọng và những kỹ năng mềm này thực sự rất cần thiết giúp bạn đạt tới một thành công nhất định nào đó trong cuộc sống, sự nghiệp.. Hãy trau dồi thêm kĩ năng giao tiếp qua điện thoại để xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp hơn nhé !

 



Bình luận về bài viết

Bài viết liên quan